Юристы Горэлектротранса поделились опытом цифровизации рабочих процессов в LegalTech Акселераторе

По инициативе начальника Юридического отдела Горэлектротранса Сергея Юрченко к работе юридической функции на предприятии применяется принципиально новый и современный подход – цифровизация и систематизация процессов. Уже год Отдел живет по-новому: стандартные процессы оптимизированы, рабочее время используется максимально рационально. Поделиться опытом цифровизации рабочих процессов Горэлектротранс пригласили в рамках образовательного трека акселератора «Актион Legal Tech» в деловой программе «Модель компетенций цифрового юриста». Спикером-экспертом выступил заместитель начальника Юридического отдела ГЭТ Никита Соколов. Он рассказал коллегам, как преодолеть сопротивление на пути к цифровизации, особенно, когда речь идет о предприятии бюджетного сектора.

Цифровизация ежедневных рабочих процессов сотрудников Юридического отдела стартовала год назад с подключения отдела к одному из программных обеспечений для автоматизации юридических департаментов. По итогам этой работы согласно внутреннему аудиту ведение учета и отчетности было автоматизировано практически полностью, а у сотрудников появилась возможность более тщательно заниматься вопросами, требующими детальной проработки.

«В работе юриста, как бы это странно ни звучало, очень много креатива. От того, как именно он подходит к подготовке позиции, какие замечает детали и какое заключение дает, зависит общий исход. На все это требуется время. Каждый день мы с коллегами сталкиваемся с совершенно разными вопросами, а если учесть специфику предприятия городского электрического транспорта, то нам необходимо разбираться и в ней, обучение – это наше перманентное состояние. У нас совершенно не типовая работа, которой хочется посвящать больше времени. В то же время есть огромный пласт «текучки», и она забирает много ресурсов. Здесь на помощь нам и приходит автоматизация работы – от обычных типовых документов до комплексных цифровых решений. Один только тот факт, что теперь мы готовим сводные данные для ежеквартальной балансовой комиссии всего за 7 минут, уже о многом говорит – кто работает в бюджете, тот поймет. А мне как руководителю особенно важно, чтобы сотрудники работали в комфортных условиях и не тратили свое драгоценное время на то, что можно оптимизировать», – рассказывает начальник Юридического отдела Сергей Юрченко.

Об опыте внедрения программного обеспечения замначальника Юридического отдела Никита Соколов рассказал в формате кейса участникам акселератора «Актион Legal Tech». Он представил поэтапно, как планировали эту работу и с какими трудностями пришлось столкнуться, какие задачи решить: от момента защиты проекта внедрения программного обеспечения перед директором предприятия до конкретных показателей по итогам первого года работы.

Особый интерес у слушателей вызвал вопрос адаптации сотрудников старшего поколения к нововведениям.  Ведь речь идет об организации с многолетней историей, советским прошлым и уже «устаканившимся» внутренним порядком.

В этом Никита Соколов не видит проблемы: «Совершенно естественно, что некоторым юристам, особенно проработавшим много лет в условиях общепринятой позиции «так исторически сложилось», не совсем просто работать даже в Excel после бумажных журналов, не говоря уже о каких-то более сложных инструментах. При этом, безусловно, нельзя угодить всем – кому-то всегда будет удобнее кнопочный телефон, а кому-то современный смартфон. Но если на простом примере показать, а не рассказать, как ты можешь упростить свою работу, используя что-то новое, это определенно начнет давать свои плоды. Яркий пример – моя коллега, которая регулярно ломала голову при поиске данных в наших внутренних реестрах и сетевых папках, из-за чего приходилось отвлекать и других сотрудников от работы. Сейчас я даже не могу вспомнить, как давно она подходила ко мне с очередным подобным вопросом – все данные в «цифре», а часть из них и вовсе заполняется и обновляется программой самостоятельно без нашего участия».

В заключение стоит отметить, что петербургский Горэлектротранс – одно из первых петербургских бюджетных предприятий, вставших на путь автоматизации и цифровизации не только производственных мощностей, но и процессов работников административного блока, в частности, юридической функции. Ведь «автоматизировать можно любой процесс, автоматизация – это не только про технику, а про само мышление», – резюмирует Никита Соколов.